Colombia ha dado un impulso especial a los repositorios digitales durante el último año y RENATA, miembro de RedCLARA, ha sido una de las entidades que más han apoyado este esfuerzo. Por ello, se ha decidido elegir a la entidad que ha desarrollado de mejor manera un proyecto de esta naturaleza.

El premio al Mejor Repositorio Institucional RENATA cerró sus inscripciones el 25 de noviembre de 2011. De las doce inscripciones que se recibieron, únicamente diez consiguieron la validez necesaria para participar. Hubo dos anulaciones por errores en el proceso de diligenciado de los datos solicitados en el formato.

Las instituciones colombianas que forman parte pertenecen a las siguientes localidades, Bogotá, Pereira y Cali, con tres cada una, y Barranquilla con una sola.

El proceso constará de las siguientes estapas. Primero, RENATA verificará el cumplimiento de las variables planteadas en el formato de inscripción, es decir la Visibilidad, Políticas, Aspectos Legales, Estandarización y Diseño y organización. Concluido esto, se preseleccionará a los cinco repositorios con el mejor puntaje y serán evaluados por el Comité de Selección.

Este Comité de Selección tomará la determinación final. Estará integrado por personeros del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MINTIC), el Departamento de Ciencia Tecnología e Innovación (COLCIENCIAS), Ministerio de Educación y RENATA. También lo conformarán un experto en bibliotecas con experiencia y repositorios digatales y un diseñador o comunicador social de alguna de los entes que conforman RENATA.